Archive des chroniques "Cybernotes de Bertrand Salvas", telles que publiées dans le magazine "Entracte"
de la Chambre des notaires du Québec et autres contributions en droit des technologies de l'information.

Avril 2008 >>> Range tes affaires !

Quel enfant n'a pas reçu un tel ordre, et quel parent ne l'a jamais donné? Moi-même, j'aimerais bien recevoir dix dollars chaque fois que ces mots sortent de ma bouche! Par contre, si je devais en payer autant pour toutes les fois où j'ai reçu une telle consigne, je perdrais sans doute tout mon magot ! Un ordinateur aussi peut être en désordre. La quantité de fichiers que nous produisons ou recevons est si grande qu'il est facile de s'y perdre si on applique pas de rigoureuses habitudes de classification, d'entretien périodique et de stockage. Sans parler des risques de perte de fichiers liés à l'absence de copies de sécurité.

Autrefois confinés aux parois d'un disque dur ou, au mieux, au boîtier d'une disquette, les fichiers informatiques peuvent aujourd'hui faire le tour de la planète à la vitesse de l'éclair. Il est d'ailleurs tout aussi facile d'en perdre la trace. La première règle est donc d'établir un système de classement efficace et bien adapté à nos méthodes de travail. La deuxième règle est de respecter la première!

Si vous générez ou manipulez de grandes quantités de fichiers, il n'est pas vraiment conseillé d'utiliser seulement quelques répertoires comme « travail » ou « bureau », où tous vos fichiers se retrouveront, pêle-mêle. N'ayez pas peur de créer de nombreux sous répertoires aux titres évocateurs, aucune limite n'existant en la matière. Pourvu, évidemment, que la structure ainsi créée repose sur une certaine logique. Ainsi, s'il vous sera difficile de vous retrouver dans une structure comme, par exemple, « travail/01/02/b », une autre comme « travail/2008/immobilier/tartanpion » vous parlera certainement plus lorsque vous chercherez le dossier de M. Tartanpion!

Les logiciels de la suite Office, comme plusieurs autres j'en suis sûr, peuvent vous permettre d'insérer en pied de page le nom du fichier et sa localisation. C'est ainsi que j'ai à l'occasion pu constater, sur les documents reçus de collègues (surtout les avocats...) ou d'autres correspondants, des chemins de fichiers montrant une structure où une chatte ne retrouverait pas ses petits ! Évitez d'être indûment créatifs dans vos structures de répertoires et dites-vous qu'un répertoire portant comme nom une série de dix chiffres, ce n'est probablement pas une si bonne idée que ça!

Passe-moi ma lampe de poche !
Évidemment, si vous utilisez un logiciel de gestion qui s'occupe de la sauvegarde de vos fichiers et de leur référencement dans une base de données, vous êtes en voiture. Et vous pouvez, par surcroît, vous permettre de les retrouver en lançant des recherches dans l'interface de la base de données. Mais Windows fonctionnant aussi à l'aide d'une base de données, sachez que vous pouvez y lancer des recherches pour retrouver la piste de votre recette de tarte à la citrouille malencontreusement sauvegardée dans votre répertoire de modèles de testaments désuets. Le bouton «  rechercher « de l'explorateur Windows, commandé aussi par le raccourci de clavier « CTRL-F », vous y emmènera. Vous pourrez y lancer des recherches par nom de fichier ou de répertoire, ajouter toutes sortes de critères additionnels comme le type de fichier ou la date de dernière modification, ou encore faire une recherche de texte dans le contenu des documents. Un petit conseil : utilisez en pareil cas une suite de mots assez distinctive pour éviter de recevoir 43000 réponses !

Longtemps le parent pauvre de la famille Windows, cet outil de recherche s'est grandement amélioré depuis l'arrivée de Windows XP. D'autres logiciels de recherche adaptés aux stations de travail ont ainsi eu l'occasion de se développer et sont disponibles sur Internet. Ne les ayant jamais vraiment utilisés, je ne peux pas me prononcer sur leur efficacité. Mais je suis persuadé que leur utilité a certainement diminué depuis l'amélioration du produit de recherche Windows. Soyez cependant prudents avec le logiciel de Google nommé « Google Desktop Search », qui pourra relayer à votre insu des détails sur vos fichiers vers le serveur central de la compagnie. Allo confidentialité... Google a toujours le nez aussi long, et conserve la fâcheuse habitude de considérer nos machines et leur contenu comme sa propriété. Dans le doute, je préfère me tenir loin de leurs produits.

Une bonne habitude à prendre est de faire périodiquement le ménage de vos disques. Vous pourrez alors jeter les documents devenus inutiles, les multiples versions préliminaires d'un même acte par exemple, ou encore re-classifier les projets ou archiver les plus anciens. Car ne conserver dans vos dossiers courants que les documents qui vous occupent à un moment donné vous facilitera la tâche quand viendra le temps d'en chercher un en particulier. L'objectif ici n'est pas nécessairement de libérer de l'espace-disque, mais plutôt de mieux organiser vos documents afin de pouvoir leur accéder plus efficacement.

Pour conclure, laisser-moi encore une fois taper sur un de mes clous préférés, et vous inviter à profiter de ces moments passés à organiser vos dossiers pour vous assurer que vos données sont dupliquées sur un autre support. La création, et le renouvellement régulier, de copies de sécurité sont en effet des éléments critiques d'une saine gestion de ses données informatiques. Vous n'avez qu'à jeter un furtif coup d'oeil sur les circulaires de magasins d'électronique pour constater à quel point le prix des unités de stockage externes a chuté de façon dramatique ces derniers temps. Alors plus d'excuses! Pour cent ou deux cents dollars, vous pouvez facilement vous équiper d'un disque dur externe qui accueillera sans rechigner la totalité du contenu de votre disque dur. Faire ses copies de sécurité est maintenant aussi facile que de copier un fichier d'un disque à l'autre. Alors allez hop! Et que ça saute !

Eh ! je suis là, ne m'oubliez pas !
Vous voulez une dernière astuce ? N'oubliez pas, en faisant vos copies de sécurité, de copier les répertoires contenant vos messages électroniques. Trop de gens oublient cette simple précaution qui permet pourtant de récupérer tous vos vieux messages lors de la réinstallation d'un ordinateur après son écrasement, et je n'ai pas besoin de vous dire à quel point ces messages contiennent des informations essentielles. Si vous utilisez Outlook, tous vos messages se retrouvent dans un fichier nommé « outlook.pst », localisé dans votre répertoire de données d'application. Copiez simplement ce fichier (ou tout le dossier où il se trouve) sur votre disque de sauvegarde! Il contient vos messages et toutes leurs pièces jointes ! Si vous utilisez un autre logiciel, renseignez-vous dans les fichiers d'aide ou sur le Web pour trouver la façon de procéder.

Bon ménage du printemps !

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