Archive des chroniques "Cybernotes de Bertrand Salvas", telles que publiées dans le magazine "Entracte"
de la Chambre des notaires du Québec et autres contributions en droit des technologies de l'information.

Février 2012 >>> N’oubliez pas la fiche ! * (Première partie)

 À Rome, on fait comme les Romains. Mais il faut quand même constater à quel point certains mots peuvent être utilisés différemment d’un pays à l’autre. Par exemple, certains savent probablement que demander un reçu à un chauffeur de taxi parisien vous vaudra à coup sûr un « plaît-il ? » dont le degré de politesse variera aussi en fonction du chauffeur concerné... Car à Paris, il faut demander une « fiche ». Je l’ai appris en voyageant avec un collègue qui terminait toujours nos parcours en disant aux chauffeurs « N’oubliez pas la fiche ! »…

 Quel est le rapport de cette introduction avec ma chronique ? Il n’y en a pas vraiment, car nous parlerons ici d’une tout autre fiche. Mais son importance est cependant aussi grande, tout comme celle de la remplir correctement. Notre sujet ce mois-ci est donc la fameuse fiche d’information que vous devez remplir au moment d’imprimer et d’utiliser les autorisations de signatures reçues à travers la Solution de gestion des radiations de la plate-forme Assyst Immobilier.

C’est quoi ça, et à quoi ça sert ?

Vous êtes nombreux à vous questionner sur cette fiche d’information et à contacter le Centre d’expertise en droit immobilier (CEDI) à ce propos. C’est d’ailleurs à la demande du CEDI que je tenterai ici de faire pour vous le tour de la question.

Tout d’abord, il faut bien comprendre que l’existence de la fiche d’information et le rôle qu’elle joue n’est pas une exigence de la seule plateforme Assyst Immobilier, ni des créanciers qui l’utilisent dans la gestion de leurs radiations. Certains d’entre vous peuvent avoir cette impression, car c’est la première fois que l’usage d’un pareil document est ainsi systématisé. Bref, ce n’est ni Telus ni Desjardins qui l’imposent; cette formalité est bel et bien une obligation découlant de la loi. L’utilisation d’un document équivalent devrait même être prévue dans tous les cas où un document passe du format électronique au format papier, ou vice versa. Pour en comprendre la cause, il faut recourir à la Loi sur le cadre juridique des technologies de l’information1. Pour plus de détails sur cette loi, vous pourrez vous référer aux deux articles que j’ai publiés en ces pages en décembre 2001 et février 2002. Vous trouverez aussi plusieurs articles sur le sujet sur le Web.

Aux fins des présentes, rappelons que la loi sur le cadre régit les impacts juridiques de l’usage des technologies. Pour ce faire, elle utilise la notion de « document », qu’elle définit comme étant constitué « […] d'information portée par un support »2. De plus, au sens de la loi sur le cadre, « […] les supports qui portent l'information du document sont interchangeables […] »3. Ainsi, un document ne se définit pas par le support qui le porte. La feuille de papier que je tiens dans ma main n’est pas, au sens de la loi, un document. Pas plus que la clé USB sur laquelle est enregistré un fichier, ni le disque dur du serveur appartenant à un tiers et où il se trouverait. Selon notre droit, le document, c’est seulement l’information qui le compose. C’est un peu comme quand vous commandez une bière dans un restaurant. Elle peut vous être servie en bouteille ou en canette, ou le serveur pourra la verser dans un verre. Ce sera toujours la même bière. La loi ignore donc le support, ou le contenant, pour ne s’intéresser qu’au contenu, à l’essence du « document » soit « l’information ». Cette information sera « délimitée et structurée, de façon tangible ou logique … intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images » et pourra « être rendue au moyen de tout mode d'écriture »4.

Donc tout document qui remplit ces critères, qu’il soit imprimé sur papier ou conservé sur support informatique, a pleine valeur juridique en droit québécois. De plus, juridiquement, un document étant indépendant du support qui le porte, il peut donc migrer d’un support à un autre, c'est-à-dire qu’un document sur support papier pourra un jour être numérisé sur support technologique, ou qu’un document technologique (peu importe lequel, ni le mode de transmission qui nous le fait parvenir) peut être imprimé sur support papier, sans perdre de valeur en droit. La loi sur le cadre nous donne les règles entourant de telles opérations au chapitre du « transfert de l'information »5. Par exemple, l’article 17 prévoit, dans le cas de documents devant être conservés pour constituer une preuve : « pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté ».

C’est bien beau, mais on fait quoi ?

Voilà donc la raison d’être de la fiche d’information : elle sert à documenter le transfert d’informations que nous réalisons en imprimant sur papier la résolution et la délégation de signatures reçues de l’institution financière à travers la plate-forme aux fins d’annexe à notre acte de radiation. Ainsi, en cas de contestation, la fiche nous servira à démontrer que le transfert effectué n’a pas affecté l’intégrité du document et que la version imprimée comporte la même information que le document source reçu sous format pdf. Chaque impression constituant un transfert d’informations, il est donc nécessaire d’imprimer, de remplir et de conserver la fiche « durant tout le cycle de vie du document résultant du transfert »6. Alors oui, vous devez joindre cette fiche remplie et signée à votre acte de radiation. De toute façon, on me dit que la fiche d’information a été conçue pour s’imprimer au verso de la délégation de signature et extrait de résolution lors d’une impression en mode recto verso, assurant sa conservation avec le document ayant fait l’objet du transfert. Un notaire avisé en vaut deux…

Les malins me répondront avec raison que selon l’article 17, cette procédure de documentation n’est requise que dans les cas où l’original doit être détruit. Mais archivez-vous toujours vos dossiers sur la plate-forme? Pouvez-vous garantir que jamais un de ces dossiers ne sera supprimé, ne serait-ce que par mégarde, détruisant du coup le fichier-source ? Pouvez-vous savoir à l’avance quel dossier fera l’objet d’une contestation ? Certains d’entre vous veulent-ils faire jurisprudence? Y a-t-il des volontaires? Non? C’est bien ce que je pensais. Alors, faisons preuve d’une prudence notariale et systématisons le processus en remplissant correctement et en conservant les fiches d’information dans tous les dossiers de radiation traités avec des documents transmis par Assyst Immobilier.

Maintenant nous connaissons la raison d’être de la fiche d’information et son importance pour assurer la valeur juridique des résolutions et délégations de signatures obtenues à travers la solution de radiations. Le mois prochain, nous examinerons de plus près la façon de la remplir.

À la prochaine !

* Nous tenons à remercier Catherine Boily, notaire, du Centre d’expertise en droit immobilier (CEDI) et Marie-Josée Bolduc, notaire, de TELUS, pour leur précieuse collaboration dans la préparation de cet article.

1 http://www.iijcan.org/fr/qc/legis/lois/lrq-c-c-1.1/derniere/lrq-c-c-1.1.html.
2 Article 3.
3 Article 2 al. 2.
4 Article 3.
5 Articles 17 et suivants.

6 Article 17 al. 4.  

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